Il preventivo è quel documento che contiene il conteggio dei costi per una determinata prestazione lavorativa proposto da un professionista a una azienda o a un soggetto privato.
Come si evince da questa definizione, il preventivo è un documento fondamentale, che racconta tanto della professionalità della tua azienda e della preparazione del tuo staff.
Un preventivo fatto bene è il perfetto biglietto da visita che, se fatto a regola d’arte, permetterà alla tua azienda o compagnia di avere quel quid in più e di sbaragliare la concorrenza.
Ve lo diciamo subito, fare un preventivo a regola d’arte non è un’operazione semplicissima: ci sono diverse voci da inserire e bisogna anche prestare molta attenzione alle tempistiche; ma seguendo i nostri consigli su come fare un preventivo sarete in grado di presentare il preventivo perfetto.
Prima di analizzare tutti gli elementi che devono essere presenti nel vostro preventivo, è importante ricordare che sono i dettagli quelli che vi differenzieranno dalla concorrenza. Ricordate queste parole: puntualità, professionalità e rigore: sono queste le parole chiave che vi devono ispirare nella compilazione del preventivo.
Il preventivo perfetto vi porterà i seguenti vantaggi:
Attenzione, non vi stiamo dicendo che il vostro preventivo, per essere vincente, debba essere privo di contenuto, ma vogliamo sottolineare come la forma sia uno degli elementi decisivi nella scelta futura del cliente. Il preventivo perfetto deve essere facilmente leggibile e il suo contenuto deve essere ben chiaro agli occhi del cliente. Per queste ragioni ricorda di:
Tutti questi sono elementi importanti che, anche se puramente formali, fanno capire molto della professionalità della tua azienda ai potenziali clienti.
Vediamo ora nel dettaglio quali sono gli elementi del vostro documento e come fare un preventivo nel migliore dei modi. Ti consigliamo, infatti, di suddividere il tuo preventivo in diversi paragrafi o sezioni, in modo da aumentarne la leggibilità. Le voci che devi inserire sono le seguenti:
Come abbiamo detto all’inizio di questo post la puntualità è d’obbligo quando si deve presentare un preventivo. Puntualità in questo caso che si può declinare anche in tempestività e rapidità: il tempo è denaro! Cerca quindi di rispondere alla richiesta del cliente nel minor tempo possibile in modo da bruciare la concorrenza. Evidenzia sempre la data in cui presenti la tua offerta.
Indica il termine ultimo per accettare la proposta di preventivo, la deadline o data di scadenza, oltre la quale il prezzo che hai proposto per il lavoro non sarà più valido e dovrà essere rinegoziato.
Se il lavoro che proponi si sviluppa in un lungo arco temporale indicane la durata, riporta il prezzo finale specificando che si tratta di un importo da “spalmare” in un periodo di tempo più o meno lungo.
Per quanto riguarda le tempistiche e la consegna del lavoro, evidenzia che la prestazione lavorativa inizierà solo dopo l’accettazione del preventivo e non prima.
Sembra ovvio includere i dati delle parti (nomi, cognomi, qualifiche, ragioni sociali, partite IVA, indirizzi e recapiti) che negoziano la prestazione lavorativa, ma, in realtà, accade spesso di non riuscire a finalizzare le proposte lavorative proprio perché le parti non interagiscono con efficacia e la comunicazione si perde.
Affida un membro del tuo staff a un determinato cliente e fargli seguire la negoziazione dall’inizio alla fine, in questo modo risparmierai tempo e il cliente si fidelizzerà alla tua compagnia.
Eccoci qui al punto nevralgico e più delicato del tuo preventivo: il prezzo. Per ogni voce del tuo preventivo indica il prezzo singolo e poi riporta il prezzo totale alla fine, comprensivo di IVA e imposte.
Metti bene in evidenza lo sconto che intendi proporre al tuo cliente:
Includi anche il prezzo delle eventuali aggiunte o modifiche al preventivo: è sempre meglio specificare bene che ogni voce in aggiunta a quelle incluse nel preventivo sarà conteggiata a parte (fornitura di prodotti aggiuntivi, costi di spedizione, ritiro merci, …). In questo modo si evitano spiacevoli incomprensioni e il rapporto con il cliente non viene alterato in fase di lavorazione.
Anche in questo caso la chiarezza è d’obbligo: indicare le modalità di pagamento all’interno del preventivo è un elemento necessario. Specifica se preferisci che la prestazione lavorativa ti venga pagata tramite assegno, bonifico, carta di credito, PayPal o in qualunque altra forma.
Il preventivo deve essere approvato dal cliente, prova di questo ne è la sua firma. Lascia pertanto uno spazio dedicato alla “firma per accettazione” e assicurati che entrambi ne abbiate una copia.
Abbiamo visto come un’operazione apparentemente semplice come quella di compilare un preventivo sia in realtà complessa e necessiti di un’attenzione particolare. Per questo motivo può essere utile rivolgersi a un team di professionisti che sapranno consigliarvi e vi assisteranno step by step sia nella fase di stesura del preventivo sia al momento della negoziazione con il cliente.
