Nel contesto di un’organizzazione d’impresa la correttezza della comunicazione durante un progetto di lavoro è di fondamentale importanza, dal momento che permette di dare la giusta percezione a chi la riceve di tutte le procedure aziendali in modo chiaro, nitido e corretto.
All’interno di un’azienda occorre sempre definire una gestione del flusso delle informazioni che sia logica e chiara. In particolare c’è bisogno della cosiddetta matrice RACI, grazie alla quale è possibile gestire in modo strutturato le variabili che riguardano la comunicazione.
Poiché un processo aziendale presuppone il coinvolgimento di numerose persone, ciascuna con responsabilità diverse, grazie alla matrice RACI è possibile gestire i flussi di comunicazione e le responsabilità fra le persone coinvolte.
Ciò permette di sapere con precisione qual è il ruolo di ognuno all’interno di un progetto, in che modo si comunica e a chi spettano le diverse attività.
RACI è l’acronimo di Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Che cosa vuol dire?
Responsible sta a indicare il responsabile dello svolgimento del lavoro, mentre Accountable riguarda il responsabile dell’approvazione del lavoro: in pratica è colui che deve supervisionare le attività e dare la propria approvazione.
Consulted, invece, è la persona consultata, vale a dire chi, a fronte di problemi specifici, deve essere consultato: si può trattare sia di un consulente esterno che di un soggetto interno all’azienda.
Infine, Informed corrisponde alla persona informata: un soggetto che deve essere informato in continuazione, dal momento che il suo interesse è far sì che il progetto venga portato a termine nel modo migliore possibile a livello di qualità e tempistiche; la persona informata è, in sostanza, uno stakeholder.
Sono numerosi gli scopi che possono essere raggiunti con una matrice RACI, la quale permette di prevenire il sovraccarico di lavoro, contrasta il proliferare dei punti di vista e rende la comunicazione più semplice, oltre ad aiutare a definire delle aspettative chiare.
È in presenza di processi strutturati che può essere ottenuta la massima efficacia della matrice RACI. Al contrario, in presenza di un processo che è in costante evoluzione o che comunque prevede il coinvolgimento di un numero minimo di persone, è forte il rischio che la matrice RACI rallenti il lavoro.
Nel caso in cui nel contesto di un assetto organizzativo si verifichi un continuo cambiamento dei processi, delle attività e dei ruoli dei soggetti coinvolti, il ricorso alla matrice si rivela poco o per nulla efficace, anche se a ben vedere potrebbe trattarsi di un problema di natura gestionale molto più grave, tale da mettere a repentaglio tutto il business aziendale.
Ecco, quindi, che l’adozione della matrice RACI in procedure aziendali complesse che sono caratterizzate da problemi di comunicazione evidenti, consente di raggiungere in tempi brevi gli obiettivi delle procedure, proprio perché il passaggio delle informazioni viene di conseguenza ottimizzato.
Come abbiamo potuto vedere, sono tante le ragioni per le quali è consigliabile adottare la matrice RACI, e una di questa è la semplificazione delle operazioni di monitoraggio delle diverse responsabilità.
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