Dal 2026 saranno in vigore nuove regole per i pagamenti POS. L'Agenzia delle Entrate ha definito le modalità di trasmissione telematica delle comunicazioni che gli operatori di strumenti di pagamento elettronico dovranno inviare.
La trasmissione dei dati dovrà avvenire mensilmente, entro l'ultimo giorno lavorativo del mese successivo a quello di riferimento. Il sabato è considerato giorno non lavorativo e le comunicazioni pervenute entro l'ultimo giorno del mese non saranno considerate tardive.
Queste nuove disposizioni sostituiscono il precedente provvedimento del 30 giugno 2022. Ora, i soggetti obbligati dovranno trasmettere la documentazione direttamente all'Agenzia delle Entrate tramite modalità telematiche e secondo specifiche tecniche.
Gli acquirer, ovvero i prestatori di servizi di pagamento autorizzati, dovranno trasmettere le seguenti informazioni:
La comunicazione dovrà essere inviata all'Agenzia delle Entrate tramite le modalità previste per l'invio telematico dei dati al Sistema di Interscambio flussi dati dell'Agenzia delle Entrate, in conformità alle specifiche tecniche.
Dopo l'elaborazione, in caso di esito positivo, verrà fornita una ricevuta con i dettagli dei controlli eseguiti e i risultati. Se la ricevuta segnala uno scarto totale o parziale, i soggetti obbligati dovranno inviare entro 5 giorni lavorativi i dati relativi alle transazioni non acquisite.
L'Agenzia delle Entrate fornirà annualmente una panoramica dei dati ricevuti a ciascun soggetto obbligato per verificarne la correttezza ed eventuali incongruenze dovranno essere corrette o integrate.
Dal 7 marzo 2025 sono state introdotte nuove specifiche tecniche per i POS che dovranno essere collegati ai registratori telematici. I nuovi terminali gestiranno i pagamenti e comunicheranno ogni operazione in tempo reale all'Agenzia, in linea con la Legge di Bilancio 2025.
Questa riforma mira a contrastare l’evasione fiscale, semplificare la gestione amministrativa per gli esercenti, migliorare i controlli fiscali e favorire l’integrazione con la Lotteria degli scontrini.
Per adeguarsi, gli esercenti dovranno dotarsi di POS compatibili con i nuovi standard, capaci di comunicare con i registratori telematici e con l'Agenzia delle Entrate. Ciò potrebbe comportare l’aggiornamento o la sostituzione dei terminali e l’installazione di software certificati. È previsto un periodo di transizione per l’implementazione di queste novità.
I POS dovranno essere direttamente collegati ai Registratori Telematici (RT), trasmettendo automaticamente ogni operazione all’Agenzia delle Entrate. Le specifiche tecniche prevedono che POS e registratori dialoghino in tempo reale, trasmettendo le transazioni automaticamente all'Agenzia, garantendo sicurezza e conformità normativa e integrando la Lotteria degli scontrini. L’obbligo riguarda tutti gli esercenti e professionisti che accettano pagamenti elettronici.
L’implementazione di queste nuove regole coinvolge diversi attori: l’Agenzia delle Entrate, il soggetto “produttore” del software, il soggetto “erogatore” del software, l’esercente, il Punto di Emissione (PEM), il Punto di Elaborazione (PEL), e la Guardia di Finanza e gli organi di controllo.
L’operazione di pagamento verrà registrata dal Punto di Emissione (PEM), che può essere il POS o il registratore telematico. I dati verranno poi inviati al Punto di Elaborazione (PEL), che li trasmetterà all’Agenzia delle Entrate.
L’adeguamento dei POS richiederà l’installazione di due moduli software principali: il Modulo Fiscale 1 (MF1), installato sul PEM, e il Modulo Fiscale 2 (MF2), installato sul PEL. L'MF1 registra le operazioni e genera il documento commerciale, mentre l'MF2 memorizza, valida e trasmette i dati all'Agenzia.
I moduli software dovranno essere certificati dall’Agenzia delle Entrate per garantirne la conformità e la sicurezza. È prevista una fase di sviluppo e approvazione per le soluzioni software, e fasi di verifica di compatibilità e registrazione per il Punto di Emissione e il Punto di Elaborazione. Sono previste verifiche periodiche e aggiornamenti obbligatori.
I terminali POS dovranno integrare il Modulo Fiscale 1 (MF1) e collegarsi al Modulo Fiscale 2 (MF2). Gli esercenti dovranno verificare se i propri POS possono essere aggiornati o se devono essere sostituiti.
L'integrazione tra POS e registratori telematici rappresenta un'evoluzione verso una maggiore automazione fiscale, sicurezza, affidabilità e compliance normativa, aprendo la strada all'integrazione con nuovi servizi finanziari. L'obiettivo futuro potrebbe essere un unico dispositivo "all-in-one" in grado di gestire pagamenti, dati fiscali ed elaborazione in modo sicuro ed efficiente.
La riforma dei POS collegati al Fisco rappresenta una svolta significativa per tutti gli esercenti italiani, ma presenta luci e ombre che meritano attenta considerazione. Sebbene l'adeguamento prometta benefici come la semplificazione amministrativa e l'automazione delle comunicazioni fiscali, non si possono ignorare i costi per l'aggiornamento o la sostituzione dei terminali POS e l'installazione di software certificati, che graveranno particolarmente sulle piccole attività già in difficoltà economica. Preoccupano inoltre l'assenza di incentivi o agevolazioni fiscali per sostenere questa transizione tecnologica e le pesanti sanzioni previste (fino a 4.000 euro) in caso di mancato adeguamento. Alcuni critici sollevano anche questioni relative alla privacy dei consumatori, temendo che questo "Grande Fratello Fiscale" possa rappresentare un'invasione nella sfera privata dei cittadini e potenzialmente scoraggiare i consumi.
È consigliabile iniziare a pianificare questo cambiamento con anticipo, consultando il proprio fornitore di servizi POS per verificare la compatibilità dei dispositivi attuali con i nuovi standard e valutando le opzioni disponibili sul mercato, tenendo presente che il periodo di transizione, pur rappresentando un'opportunità di modernizzazione, comporterà sfide tecniche e finanziarie non trascurabili.
